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Du arbeitest in Deutschland oder möchtest in Zukunft hier arbeiten?

Dann gibt es bestimmte Ausdrücke und Sätze, die du unbedingt kennen musst.

Wie formuliert man Sätze in einer Business E-Mail?

Und was sage ich in einer Besprechung, wenn ich mit einer Ansicht nicht einverstanden bin?

Und wie kann ich auf Kundenbeschwerden reagieren?

Das alles besprechen wir in diesem Video.

Also, legen wir los.

Wir starten mit dem E-Mail-Austausch,

und zwar zunächst einmal mit einer ganz allgemeinen und für viele vielleicht auch

banalen Sache, nämlich der Anrede und der Grußform.

Dabei unterscheiden wir zwischen einem E-Mail-Austausch

mit Kunden und Geschäftspartnern

und einem Austausch mit Kollegen.

E-Mails, die an Kunden oder Geschäftspartner adressiert

sind, sind natürlich viel höflicher bzw. formeller.

Wir beginnen diese mit “Sehr geehrte Damen und Herren”,

wenn wir die Namen der Ansprechperson nicht kennen, wenn wir die Person kennen, starten wir mit

“Sehr geehrte Frau + Nachname” oder “Sehr geehrter Herr + Nachname”.

Wenn wir uns formell am Ende einer E-Mail verabschieden möchten,

schreiben wir “Mit freundlichen Grüßen”,

gefolgt von unserem Vor- und Nachnamen.

Manchmal liest man aber auch “Freundliche Grüße”

oder “Ich verbleibe mit freundlichen Grüßen”.

Das ist jedoch seltener der Fall.

Möchte man in der E-Mail auf ein vorher

geführtes Telefonat oder Treffen aufmerksam machen,

um einen schnelleren Kontext zu geben, dann kann man diese Sätze benutzen:

“Bezugnehmend auf unser Telefonat/unsere Besprechung/unser Gespräch am 20. März

sende ich Ihnen hiermit - zum Beispiel - die Unterlagen/den Vertrag/die Terminvorschläge.”.

Also noch einmal: “Bezugnehmend

auf unser Gespräch am 20. März - oder auch - vom 20. März

sende ich Ihnen hiermit, wie versprochen, die Unterlagen zu”.

Eine andere Möglichkeit ist:

“Hiermit beziehe ich mich auf unser Telefonat am 20. März

und sende Ihnen den Vertrag oder die Unterlagen zu.

Oftmals ist unser Postfach so voll, dass wir es gar nicht schaffen, alle Nachrichten zeitnah zu beantworten.

Wenn eine E-Mail zu lange unbeantwortet bleibt und wir es dann aber doch noch schaffen zurückzuschreiben,

entschuldigen wir uns natürlich.

Und zwar mit folgenden Worten: “Bitte entschuldigen Sie

meine/die späte Rückmeldung.”.

“Entschuldigen Sie die/meine späte Rückmeldung.”

Auch möglich:

“Bitte entschuldigen Sie meine verspätete Antwort/

Rückmeldung bezüglich Ihrer Anfrage/Beschwerde.”.

Wenn man ein Dokument an die E-Mail anhängt,

dann macht man in der Regel mit folgendem Satz darauf aufmerksam:

“Im Anhang finden Sie das Dokument.”

oder “Das Dokument finden Sie im Anhang.”.

Das Wort “Dokument” ist dabei natürlich austauschbar.

*Stattdessen können wir zum Beispiel sagen: “Im Anhang finden Sie die Excel-Tabelle

zu den Einnahmen des vergangenen Monats.” oder auch “Die Rechnung finden Sie im Anhang.”.

Eine andere und kürzere Möglichkeit ist:

“Anbei finden Sie das Dokument.”.

Seltener benutzen wir auch:

“Als Anlage finden Sie angehängt ... .”

“Anlage” ist dann in diesem Kontext dasselbe wie “Anhang”.

Wenn man eine schnelle Rückmeldung bekommen möchte, gibt es eine Sache,

die man in formellen E-Mails niemals schreibt,

die ich aber schon sehr häufig in den B2 Prüfungen korrigiert habe.

Und zwar: “Bitte antworten Sie schnell.”. Das ist ein Satz, den musst du,

wenn es um höfliche Schreiben geht, aus deinem Vokabular streichen.

Wir verwenden viel eher:

“Ich freue mich auf Ihre baldige Rückmeldung.” oder

“Ich freue mich, bald von Ihnen zu hören.”.

Achtung, wenn du den Konjunktiv II mit “würde” benutzt, dann sagen wir nicht mehr

“auf die Rückmeldung freuen”, sondern “über die Rückmeldung freuen”.

“Ich würde mich über Ihre baldige Rückmeldung freuen.”

Allerdings empfehle ich dir, die erste Variante zu nutzen.

Also: “Ich freue mich auf Ihre baldige Rückmeldung.”, denn der Konjunktiv II drückt

zwar in vielen Situationen Höflichkeit aus, kann

aber im negativen Sinne auch Unsicherheit vermitteln.

Daher benutzt man ihn zum Beispiel in Bewerbungen auch mit Vorsicht.

Wenn du in deiner E-Mail Korrespondenz sagen möchtest, dass man dich nicht nur per E-Mail,

sondern auch telefonisch erreichen kann, dann kannst du folgende Redemittel benutzen:

“Sie erreichen mich entweder per E-Mail

oder auch telefonisch unter folgender Nummer: ... .”.

Ich wiederhole: “Sie erreichen mich entweder per E-Mail

oder auch telefonisch unter folgender Nummer: ... .”.

Oder: “Sie können mich auch telefonisch erreichen.”.

Du kannst natürlich auch hinzufügen, in welchem Zeitraum du erreichbar bist.

Dann kannst du das folgendermaßen formulieren:

“Ich bin täglich von 09:00-18:00 Uhr unter folgender Nummer zu erreichen: ... .”.

Eine weitere Variante:

“Gerne können Sie mich auch telefonisch unter folgender Nummer kontaktieren: ... . “.

Falls man am Ende noch einmal betonen möchte,

dass man dir gerne Fragen stellen kann, dann eignen sich folgende Redemittel dazu:

“Für weitere Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.”

oder: “Falls Sie weitere Fragen haben sollten, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren.”.

Auch möglich ist: “Lassen Sie es mich bitte wissen, wenn ich Ihnen behilflich sein kann.”.

Das waren nun die Redemittel

für den formellen E-Mail-Austausch.

Welche Ausdrücke verwenden wir aber, wenn es um den Austausch mit Arbeitskollegen geht?

Hier müssen wir zwei Abstufungen machen.

Einmal Kollegen, die man siezt und einmal

Kollegen, die man duzt, also Kollegen, zu denen man “Sie” sagt, und Kollegen, zu denen man “du” sagt.

Wenn man den Kollegen siezt oder die Kollegin siezt, kann man die folgenden Anreden benutzen:

“Hallo Frau Müller”, “Hallo Herr Müller” oder

“Liebe Frau Müller”, “Lieber Herr Müller”. Wenn du allerdings mehrere Kollegen,

also nicht nur eine Person, anschreibst, dann kannst du folgendes sagen:

“Liebe Kolleginnen und Kollegen”.

Und wenn du noch richtig gendern möchtest, dann kannst du das folgendermaßen schreiben:

“Liebe Kolleg:innen” oder “Liebe Kolleg*innen” mit einem Sternchen.

Aber es ist nicht zwingend notwendig.

Der Duden hat diese Schreibweise noch nicht übernommen.

In vielen Unternehmen ist es jedoch mittlerweile an der Tagesordnung, das gegendert wird.

Du kannst es dir aussuchen.

Auch die Grußform ändert sich hier.

“Mit freundlichen Grüßen” wäre hier etwas zu formell.

Wir benutzen in diesem Kontext eher “Viele Grüße” oder “Mit besten Grüßen”

oder “Herzliche Grüße” und auch ganz einfach “Liebe Grüße”.

Oft schreibt man zuvor noch:

“Ich wünsche Ihnen noch einen guten Start in die Woche.”,

wenn es zum Beispiel Montag ist

oder “Ich wünsche Ihnen noch eine schöne Restwoche.”, wenn zum Beispiel gerade Mittwoch oder Donnerstag ist.

Und natürlich können wir auch sagen: “Ich wünsche Ihnen noch ein schönes Wochenende.”, wenn Freitag ist.

Das können wir übrigens auch bei den formellen E-Mails schreiben,

wenn wir zum Beispiel im Kundenaustausch stehen oder mit Geschäftspartnern kommunizieren.

Genauso können wir auch “schöne Feiertage” zu den unterschiedlichsten Anlässen wünschen.

Zum Beispiel: “Ich wünsche Ihnen noch schöne Feiertage.” oder “Genießen Sie die Feiertage.”.

Wenn wir unsere Kollegen duzen, dann lassen wir natürlich auch die formelle Anrede weg.

Wir wechseln dann vom “Sie” zum “du”.

Die E-Mails starten wir dann mit: “Hallo + Vorname”,

zum Beispiel: “Hallo Michael” oder “Hallo Jana”

oder auch “Hey” oder “Hi” usw. .

Wenn wir mehrere Kollegen gleichzeitig in einer Rundmail

adressieren, schreiben wir oft “Hallo zusammen”.

Auch hier können wir natürlich jemandem oder auch allen

eine schöne Restwoche, einen guten Start in die Woche, ein schönes Wochenende etc.

wünschen.

Dazu schreiben wir zum Beispiel: “Hab einen guten Start in die Woche.”,

“Dir noch eine schöne Restwoche.”, “Hab ein schönes Wochenende.”.

Die Grußform ist hier oft einfach “Liebe Grüße”.

Wenn es um berufliche Termine geht bzw. um Terminvereinbarungen,

haben wir unsere Standardsätze, die wir auch im Alltag benutzen.

Zum Beispiel: “Hätten Sie am 20. Mai

um 17:00 Uhr Zeit?” oder “Schicken Sie mir gerne ein paar Terminvorschläge.”.

Möglich ist auch: “Ich hätte kommenden Montag um 16:00 Uhr Zeit.

Wie sieht es da bei Ihnen aus?”,

“Ich hätte kommenden Montag um 14:00 Uhr Zeit.

Wie sieht es bei Ihnen aus?”.

Auch beim Absagen und Verschieben von Terminen gibt es keinen besonderen Unterschied

zwischen Sätzen, die wir im Alltag oder Berufsleben benutzen.

Also: “Leider muss ich unseren Termin absagen.”.

“Wie sieht Ihr Terminkalender nächste Woche aus?”

“Schicken Sie mir gern ein paar Terminvorschläge, damit wir unser Treffen nachholen können.”

Kommen wir nun zu Ausdrücken, die man im Berufsleben benutzt.

Hier unterscheiden sich die Ausdrucksweisen häufig

von Formulierungen, die wir normalerweise im Alltag benutzen.

Daher finde ich es einfacher, wenn ich dir Beispiele für Sätze gebe, wie wir sie im Alltag benutzen,

im Vergleich zu Ausdrücken, wie wir sie an unserem Arbeitsplatz verwenden.

Wenn wir eine Präsentation halten oder ein Meeting haben oder

eine Besprechung, haben wir jede Menge Ausdrücke, die wir verwenden.

Dabei konzentriere ich mich hier auf die formelle Anrede,

bei der wir die Kollegen siezen. Anstatt zum Beispiel zu sagen:

“Ich starte jetzt.”, sagen wir im Berufsumfeld:

“Lassen Sie uns beginnen.”.

Oder, wenn man vor der Besprechung ein bisschen Smalltalk gemacht hat

und dann mit dem wirklichen Meeting beginnen möchte, kann man auch sagen:

“Kommen wir nun zum Geschäftlichen.” oder

“Lassen Sie uns zum Geschäftlichen übergehen.”.

Wenn wir eine Präsentation halten, können wir sagen:

“Schauen Sie einmal auf die Tabelle/die Grafik/das Diagramm.”.

Oder etwas besser und gehobener:

“Werfen Sie kurz einen Blick auf die Tabelle/die Grafik/das Diagramm.”.

Oder auch: “Wenn ich kurz einmal Ihre Aufmerksamkeit auf diese Grafik lenken dürfte.”.

Letzteres ist übrigens sehr höflich und sehr formell und wir würden das so niemals im Alltag sagen.

Oft wird in einer Besprechung viel gesagt, aber das wirklich wichtige nicht angesprochen.

Wenn man aber das Gespräch wieder auf das Essenzielle zurückführen möchte,

kann man nicht einfach sagen: “Jetzt kommen Sie zum Punkt.”.

So würden wir es vielleicht unhöflich im Alltag sagen.

*Stattdessen würden wir sagen: “Können wir uns hier auf das Wesentliche konzentrieren?”

oder “Wir müssen unseren Fokus noch einmal auf die Kernfrage richten.”.

Du siehst, wir sprechen in diesen Sätzen niemanden

mit Namen an, sondern benutzen die “wir”-Form.

Ganz einfach, damit sich niemand angegriffen fühlt

und das Klima freundlich und höflich bleibt. Möchten wir die Meinung unserer Kollegen haben,

so haben wir verschiedene Möglichkeiten.

Wir sagen da nicht einfach: “Was denkst du?”,

sondern “Wie sehen Sie das?”

oder “Welcher Ansicht sind Sie?”,

“Welchen Standpunkt vertreten Sie -zum Beispiel- in dieser Angelegenheit?”,

“Welchen Standpunkt vertreten Sie?”.

Wenn dann jemand seine Meinung mitgeteilt hat, können wir entweder zustimmen oder eben nicht.

Wenn wir zustimmen, können wir folgende Ausdrücke verwenden.

Anstatt wie im Alltag zu sagen: “Das sehe ich genauso.”, sagen wir:

“Da stimme ich Ihnen zu.”

oder “Ich bin ganz Ihrer Meinung.”.

Natürlich ist es je nach Kontext auch erlaubt zu sagen: “Das sehe ich genauso.”,

vor allen Dingen, wenn man mit seinen Kollegen einen sehr lockeren Austausch hat.

Und wenn wir nicht zustimmen, dann sagen wir:

“Da muss ich Ihnen leider widersprechen.” oder

“Da kann ich Ihnen leider nicht zustimmen.”.

“Da muss ich Ihnen leider widersprechen.”

“Da kann ich Ihnen leider nicht zustimmen.”

Wenn man das nächste Thema beginnen möchte, sagen wir im Arbeitsumfeld oft:

“Gehen wir zum nächsten Punkt über.”

oder “Der nächste Punkt auf der Agenda ist ... .”.

Wenn man die Kollegen fragen möchte, ob sie am Ende eines Meetings noch Fragen haben

oder noch etwas sagen möchten, können wir zwar schon sagen: “Wer hat noch Fragen?”,

aber ein bisschen schöner ist es zu sagen oder zu fragen:

“Hat noch jemand Fragen oder Anmerkungen?”.

Eine andere Möglichkeit: “Möchte noch jemand etwas hinzufügen?”.

Wenn man eine Präsentation beendet, sagen viele auch zum Schluss: “Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

Wir können jetzt gerne offene Fragen klären.”.

“Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

Wir können jetzt offene Fragen klären.”

In Unternehmen gibt es oft auch einen Kundendienst.

Hier tauscht sich das Unternehmen, wie der Name schon sagt, mit Kunden aus und bearbeitet Beschwerden.

Das kann entweder telefonisch oder auch per E-Mail stattfinden.

Äußert ein Kunde zum Beispiel eine Beschwerde, ist es immer wichtig, ruhig und freundlich zu bleiben.

Die Devise lautet: “Der Kunde ist König.”.

Ist ein Kunde zum Beispiel unzufrieden mit einem Produkt und beschwert sich,

kann man folgendes sagen oder schreiben:

“Sehr geehrte Frau/Sehr geehrter Herr ...,

wir bedauern, dass Sie mit unserem Produkt unzufrieden sind.”,

“Wir bedauern sehr, dass Sie mit unserem Produkt unzufrieden sind.”.

“Als kleine Entschädigung/Als kleine Wiedergutmachung,

möchten wir Ihnen gerne folgendes Angebot machen: ... .”

“Als kleine Entschädigung/Als kleine Wiedergutmachung möchten wir Ihnen folgendes Angebot machen: ... .”

und dann ein entsprechendes Angebot.

Alternativ können wir auch sagen oder schreiben:

“Es tut uns sehr leid, dass Sie diese unerfreuliche Erfahrung mit unserem Produkt gemacht haben.

Das darf natürlich nicht passieren.

Wir würden Ihnen gerne als kleine Entschädigung folgendes Angebot machen: ... .”.

Ich lasse den Text etwas länger eingeblendet, dann kannst du dir das notieren.

Zum Schluss können wir dann noch ergänzen:

“Für weitere Fragen stehe ich Ihnen jederzeit zur Verfügung.”.

Wenn man von einem Kunden oder einer Kundin eine E-Mail bekommt, wo eine Frage gestellt wird,

kann man auch folgendes sagen: “Vielen Dank für Ihre Anfrage.

Ich freue mich, Ihnen behilflich zu sein.”.

“Vielen Dank für Ihre Anfrage.

Ich freue mich, Ihnen behilflich zu sein.” oder “Danke für Ihre Nachricht.”.

Zum Schluss schreibt man im Kundenservice auch gerne:

“Ich hoffe sehr, dass ich Ihnen behilflich sein konnte.”

oder “Ich hoffe, dass ich Ihnen helfen konnte.”,

“Falls Sie noch weitere Fragen haben, lassen Sie es mich wissen.”.

Nun kommen wir zu dem Bereich “Telefonieren am Arbeitsplatz”.

Zunächst einmal das Wichtigste. Wenn man in einer Firma arbeitet

und ans Telefon geht, sagt man immer zuerst den Firmennamen und dann den eigenen.

Also, zum Beispiel: “Guten Tag Firma XY, Müller am Apparat.”

oder “Sie sprechen mit Anna Müller.”

und dann folgt oft: “Was kann ich für Sie tun?”.

Das ist aber nicht zwingend notwendig.

Wenn man als Assistentin oder Assistent arbeitet

und die Person am Hörer mit dem Chef oder der Chefin sprechen möchte,

dann verbinden wir. Also, wir sagen dann: “Einen Moment,

ich verbinde Sie mit Herrn/mit Frau Müller.”.

Alternativ können wir auch sagen: “Einen Moment,

ich stelle sie durch.”.

“Einen Moment, ich stelle sie durch.”.

Falls es mit der Durchstellung nicht geklappt hat

und der Chef oder die Chefin nicht ans Telefon gegangen ist, können wir also die Durchwahl weitergeben.

Und dazu können wir folgenden Satz verwenden: “Ich gebe Ihnen einmal die Durchwahl,

dann können Sie es später noch einmal versuchen.”.

“Ich gebe Ihnen einmal die Durchwahl, dann können Sie es später noch einmal versuchen.”.

Ist der Chef oder die Chefin gerade nicht zu sprechen,

weil sie nicht da ist oder weil sie beschäftigt ist,

gibt es auch diese Möglichkeiten. Zum Beispiel:

“Frau Müller ist leider nicht zu sprechen.”

oder “Sie ist zurzeit in einer Besprechung/einem Termin.”.

Wenn die Person, nach der am Telefon verlangt wird, nicht in der Firma oder nicht

am Arbeitsplatz ist, dann können wir auch sagen: “... ist zurzeit außer Haus.”.

“Herr Müller ist zurzeit außer Haus.

Kann ich ihm etwas ausrichten?”

oder auch: “Bitte versuchen Sie es später noch einmal.”.

So, das waren jetzt eine ganze Menge Redemittel für den Bereich “Arbeitswelt”.

Einige kanntest du vielleicht schon und einige waren sicher neu für dich.

In jedem Fall hoffe ich, dass dieses Video informativ für dich war.

Wenn ja, dann lass es mich auch gerne in den Kommentaren wissen

und schreib auch gerne, was du beruflich machst.

Vielleicht hast du sogar eine Frage oder dir fehlt ein spezieller Ausdruck

für eine bestimmte Situation am Arbeitsplatz.

Lass es mich auch wissen und schreib es in die Kommentare.

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Bis zum nächsten Mal. :)